No SEI, as cidadãs e cidadãos podem consultar o andamento de processos, através do Módulo de Consulta do SEI, uma função que visa reforçar a importância da transparência na tramitação de processos dentro do Governo de Roraima
Como o sistema e toda a tramitação ocorrem online, as partes interessadas têm o direito assegurado de ter vista do processo administrativo e de obter certidões, cópias dos dados e documentos que o constituem (exceto os processos protegidos por sigilo) nos termos previstos nos art. 41 e 42 da Lei nº 14.141 de 27 de março de 2006, e nos art. 35 e 37 do Decreto nº 51.714 de 13 de agosto de 2010.
Acesse a consulta pública aqui.
Há duas modalidades possíveis de documentos em um processo do SEI. A primeira é o documento gerado a partir do editor do próprio sistema (desejável). A segunda alternativa é o documento externo: documentos digitalizados ou nos vários formatos que podem ser importados para o sistema.
A inclusão de documentos se dá por meio do ícone “Incluir Documento” na tela do processo.
Na tela “Gerar Documento” será escolhido o tipo de documento desejado.
O próximo passo é o preenchimento de dados de inclusão do documento.
Após a operação de inclusão, o documento é inserido automaticamente na árvore de documentos do processo e fica disponível para edição ou assinatura.
Para a abertura de um processo, deve ser selecionada a opção "Iniciar Processo" no menu principal.
Na tela "Iniciar Processo" será escolhido o tipo de processo desejado.
O próximo passo é o preenchimento de dados de cadastro do processo.
Selecione o nível de acesso e clique em “Salvar”.
Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SEI. É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos a esse processo.
Para efetuar o envio, é necessário clicar no número do processo ou na caixa de seleção ao lado do número. Deve ser selecionado o ícone “Enviar Processo”.
Na tela seguinte, deverão ser informadas as unidades de destino do processo.
Após a seleção das opções, deve-se clicar em enviar.
Através da solicitação de chefia, deverá ser enviado um requerimento solicitando o cadastro de um novo usuário para a unidade. Para isso, você deve criar um processo no SEI e em seguida incluir um documento.
Na tela “Gerar Documento” você escolherá a opção “Formulário: Requerimento de Acesso ao SEI”.
O próximo passo é o preenchimento de dados de inclusão do formulário, após o preenchimento, o responsável pelo processo deverá assinar o documento.
Após assinatura, o processo deverá ser enviado para unidade de administração do SEI que realizará o cadastro do usuário solicitado.
No SEI, qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de uso de senha, conforme regulamentação do Governo. A senha é de uso pessoal e intransferível, e deve ser mantida em sigilo por cada servidor – nenhum servidor pode utilizar a senha de outro. Por isso, guarde bem sua senha!
Os documentos de um processo podem ser assinados por mais de um servidor, sem que necessariamente haja uma hierarquia de assinaturas. Para que um documento seja assinado por várias pessoas, ele deve ser incluído num Bloco de Assinaturas no SEI. O bloco deve ser disponibilizado às unidades que devem assinar o documento. Ele funciona como uma “pasta” que reúne e organiza despachos, e permite que a chefia de sua unidade ou de outras unidades assinem qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade.
Se um processo enviado a outra unidade contiver um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela unidade que o recebeu. Trata-se de uma minuta. Por isso, é necessário assinar os documentos no SEI antes de enviar o processo a outra unidade.
O SEI possui uma função de pesquisa livre, que encontra qualquer termo que esteja presente no conteúdo de um processo, e também uma função de pesquisa estruturada, que localiza processos de acordo com parâmetros de busca.
Você também pode acompanhar um processo específico utilizando a função de Acompanhamento Especial, que funciona como um grupo de “favoritos”, facilitando o acesso aos processos incluídos nesse grupo. Qualquer servidor pode incluir qualquer processo no Acompanhamento Especial, desde que o processo não seja restrito ou sigiloso.
Documentos internos são aqueles gerados no editor de textos do SEI. Já os documentos externos são aqueles documentos de apoio, gerados fora do SEI e incluídos no processo, como planilhas, formulários etc. Se um documento precisa ser assinado por sua unidade, ele deve ser um documento interno, pois a assinatura válida no Processo Eletrônico é aquela gerada com uso de senha.
Um documento externo digitalizado, com assinatura em papel, não deve substituir o documento interno com assinatura gerada eletronicamente.
Não. No SEI, quando um processo atingiu seus objetivos, basta concluí-lo no sistema. O processo fica encerrado, mas sempre disponível para consulta por qualquer servidor. Se necessário, é possível reabrir um processo numa unidade pela qual ele tramitou e adicionar novos documentos e informações.
Ao enviar um processo para outra unidade não o mantenha aberto em sua unidade!
Esse recurso deverá ser utilizado APENAS em necessidade justificável de continuar a instruir o processo enquanto a outra unidade também trabalha nele.
Caso você precise acompanhar o andamento do processo, você pode utilizar o recuso de Acompanhamento Especial. Para isto, clique no ícone “Acompanhamento Especial” na tela do processo.